需要用SPS2007建立一個審核後發佈的公告欄,花了點時間整理設定及使用重點給User,順便也分享出來。

1.在公佈欄的【清單設定值/版本設定】指定提交項目需核准並設定草稿只給相關人員查看。

2.新增一個【核准】流程。選擇網站上的工作清單,待審工作項目會被新增到該清單裡。另外,我建議可以預設【當新的項目建立時,啟動此工作流程】,在新貼公告時,就不用手工啟動流程;但我發現【當項目變更時,啟動此工作流程】若與下步驟中的【工作流程完成之後: 更新核准狀態】同時啟用時,會造成"更新核准狀態時又觸發新的審核流程"的無窮迴圈,目前的解法是請使用者在項目變更時,手動啟動工作流程。

3.指定核准者,可以派給多人(依序傳簽),也可以設給群組(職務異動時比較好調)。建議可勾選文件被拒絕或變更時,自動取消流程。最重要的是,最下方的【更新核准狀態】要勾,核准後公告才會自動上線。

4.設定工作流程後,新增公告會出現如下的需核准警語。新增後,其他使用者並不會看到新公告;若是變更內容,在核准前,其他使用者看到的是舊版公告。

5.新增公告後,審核者會在工作清單中看到此一待審核工作。

6.開啟審核工作項目時,可以填寫意見,決定核准或拒絕。視工作流程設定,審核者有權變更審核人員(踢皮球是吧?),也可以要求提交者或其他使用者修改文件內容再審。(刁一下就是了)

7.核准後,其他使用者就可以在公佈欄上看到公告囉!

8.手動處理工作流程的做法,是在需要審核的標的物上按右鍵,就能叫出【工作流程】操作畫面,可以啟動一個新的審核流程以及檢視傳簽的歷史記錄。

【心得】除了被無意搞出來的審核無窮迴圈絆了一下,整個工作流程的設定與操作還算蠻簡單的,SPS2007比我想像的還好用。


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