淺談 Exchange 退信通知處理自動化

2025-05-20 10:12 PM

用 Exchange 或任何郵件伺服器寄信，當信件因種種原因無法送達，Outlook 會收到一封來自 Mail Delivery Subsystem <MAILER-DAEMON> 的退信通知，NDR 格式及內容沒有統一規範，依伺服器版本而異，但都會包含有問題的 Email 地址及無法送達原因，

這封退信通知有個專業術語叫 NDR Non-Delivery Report，Exchange 的 NDR 類似這樣：

傳遞至下列收件者或群組失敗:

user1@gmail.com
因為權限或安全性問題，所以無法傳遞您的郵件。郵件可能遭到仲裁者拒絕，郵件地址可能只接受某些寄件者的電子郵件，或者有其他限制阻止傳遞郵件。

user2@hotmail.com
收件者的信箱已滿，目前無法接受郵件。請稍後再試著重新傳送郵件，或直接與收件者連絡。

user3@yahoo.com.tw
收件者的信箱有問題。請嘗試重新傳送您的郵件。如果問題持續發生，請與您的電子郵件系統管理員連絡。

下列組織已拒絕您的郵件: gmail-smtp-in.l.google.com

系統管理員的診斷資訊:
產生的伺服器: smtp.example.com

... 下方附帶一堆偵錯資訊 ...

基本上，NDR 有 Email 地址及退信原因可供我們判斷該地址是錯誤、失效還是信箱爆了，再決定處置方式。要如何從一堆 NDR 中提取關鍵資訊，讓整理工作更有效率？這篇來分享我的做法。

假設你手上累積了一堆 NDR，第一步可先用 Outlook 篩選寄件者 MAILER-DAEMON 將它們搬到特定資料夾方便用程式批次處理。
註：NDR 在 Exchange 是一種特別型別(REPORT.IPM.Note.NDR)，非一般標準郵件，雖然能用郵件規則設定寄件者條件搬檔，但郵件規在收到 NDR 時不會生效。參考)

我寫了一段 PowerShell Script 可從指定資料夾擷取每一封 NDR 中的 Email 及退信原因，彙整成一份 CSV：(註：程式會用到 .NET Framework API 操作 Outlook COM+，需以 PowerShell 5.1 執行，不支援 pwsh 7+ 跑)

$ErrorActionPreference = 'STOP'
$outlook = [System.Runtime.InteropServices.Marshal]::GetActiveObject('Outlook.Application')
$ns = $outlook.GetNamespace('MAPI')

# $inbox = $ns.GetDefaultFolder([Microsoft.Office.Interop.Outlook.OlDefaultFolders]::olFolderInbox)
$mailbox = $ns.Folders | Where-Object { $_.Name -eq 'amdin@example.com' }
# $ndrFolder = $mailbox.Folders | Where-Object { $_.Name -eq '刪除的郵件' }
$ndrFolder = $mailbox.Folders | Where-Object { $_.Name -eq 'NDR資料夾' }
$header = '傳遞至下列收件者或群組失敗:'
$headerLen = $header.Length

$reportTime = $null
$list = @()
$ndrFolder.Items | ForEach-Object {
    $item = $_
    if ($item -is [Microsoft.Office.Interop.Outlook.ReportItem]) {
        $reportTime = "　" + $item.CreationTime.ToString('yyyy-MM-dd HH:mm:ss')
        $body = $item.Body
        $end = $body.IndexOf('系統管理員的診斷資訊:')
        if ($end -gt 0) {
            $body = $body.Substring($headerLen, $end - $headerLen)
        }
        $lines = $body.Replace("`r", '').Split("`n")
        $email = ''
        $lines | ForEach-Object {
            $line = $_.Trim()
            if ($email) {
                $list += [PSCustomObject]@{
                    Email = $email
                    Time = $reportTime
                    Reason = $line
                }
                $email = ''
            }
            else {
                $match = [regex]::Match($line, '^(?<m>[\w-\.]+@([\w-]+\.)+[\w-]{2,4})')
                if ($match.Success) {
                    $email = $match.Groups['m'].Value
                }
            }
        }
    }
}
$tmpCsvPath = [IO.Path]::GetTempFileName() + ".csv"
$list | Sort-Object Email, Time | ConvertTo-Csv -NoTypeInformation | Out-File $tmpCsvPath -Encoding utf8
Start-Process excel.exe $tmpCsvPath

程式原理不難，先找到信箱，找出放 NDR 的資料夾，逐一檢查資料夾裡的項目是否為 Microsoft.Office.Interop.Outlook.ReportItem，若是則取出內容進行解析，依據 Exchage NDR 格式擷取出 Email 及無法寄達原因，最後匯出 CSV 呼叫 Excel 開啟。

產生的 CSV 如下，同一 Email 的多次退信記錄列在一起，方便快速 Email 是一時信箱滿了還是地址有錯，亦或為亂填的髒資料，再決定要如何處置。