我不是Excel重度依賴者,對於Excel的一些花式應用只懂皮毛。

負責帳務的同事教了我一招"選擇性貼上"的妙用。就是可以將Excel中的一部分用剪貼簿(Clipboard)複製下來,再使用選擇性貼上(Paste Special)成中繼檔(Metafile)的方式貼到PowerPoint裡。這種做法比把Excel試算表內嵌(Embedded)到投影片來得輕巧,既可以完整保存在Excel中看到的樣子,比起擷取螢幕畫面存成GIF/PNG再貼到投影片,多了任意縮放不走味的向量特性,實在是很不錯的做法。

不過,現在遇到的困擾是:

  • 不知曾幾何時,貼上彩色內容的功能忽然消失,貼上的樣式不變,但全是黑白的
  • 貼貼樂變成黑白後,同事找了同部門的幾台機器測試,發現大家都是黑白的
  • 另一部門同事的機器,就還可以貼上帶顏色的中繼檔,後來都將Excel寄給該同事請她代貼後再寄回
    (該同事還得意地說: 她的肝比較好,所以人生是彩色的... XD)
  • 幾天前,原本可以貼彩色中繼檔的同事機器也淪陷了,變成只能貼黑白
    (那麼,該去檢查肝功能了嗎?)

綜合以上,大家的結論是: "明明沒有修改什麼設定或安裝程式/更新,原本可用的功能忽然壞掉,莫非真的大家肝都出了狀況?"

接下了這個問題,回到自己機器上試了一下。慘了! 我的肝也不好耶~~~ 剪下五顏六色的試算表,選擇性貼上成中繼檔只得到黑白的結果...

這問題不難,用對關鍵字: Paste Special, Metafile, Black and White去Google一下,馬上就得到答案,先前的一堆靈異現象也都有了解釋:

  1. 貼上中繼檔是否為彩色由預設印表機是黑白或是彩色決定
  2. 同事們可能原本預設了彩色印表機,後來改設另一台黑白的,但沒有意識到這會與選擇性貼上的結果有關,所以認知上是"什麼都沒做,它自己就壞掉了"。
    ** 這是茶包學中很經典的情境,使用者非常確信"自己什麼都沒做",但事實上使用者自己(或者所有人)都認為沒關係的操作是關鍵 **
  3. 而同一部門預設印表機多指向同一台黑白印表機,所以大家一起變黑白。

要解決以上的問題,可將預設印表機先改設成彩色印表機上,處理完再改回來。如果嫌麻煩,還有一招,Excel剪貼簿中有個"複製成圖片"(Copy Picture)的功能,用它來取代單純的複製,也可以克服彩色變黑白的問題。

參考資料:  Excel content turns black and white (B&W), loses color when copy/pasted into PowerPoint


Comments

# by dave

哈, 這是典型 MIS 處理問題。 我安裝 office 時,總會先設印表機。再給 user 拿去用。不然總會有一些很難形容問題冒出來。

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